Ｇｏｏｇｌｅが会議を効率的に実施する方法を記していましたので、引用させていただきます。
日本社会における会議とは、一般的には
会議の内容に関係の薄い人を含む多くの人が参加し
物事を決定するための会議ではなく、ただ話し合うための会議で
決められた会議時間は長引くのが一般的で
結局は何も決まらずに、次回持ち越しとなる
もし、何かが決定されるとなると声の大きな人の「鶴の一声」がある
もちろん、しっかりとした議事録も作成されない
端的にいえばこのようになるのでしょうか。
会議に必要なのは、仕事と同じく５Ｗ１H。そのためには、会議への参加メンバーの決定も含め、事前の準備が大切になってきます。
この視点で、Ｇｏｏgleの会議の法則を拝見いたしました。※印がついた部分は私の感想です。
また、タイトルの色付けは私の判断基準によるもので、青色は賛同、緑色は少し疑問、赤色は日本社会の現状ではまだ現実的ではないのではとの私の思いを表しています。
現役員が語る、Google式会議効率化の6つの法則
各人が思いつくまま言いたい放題の「空中分解型」、みんなダンマリの「沈黙型」、予定時刻を過ぎても一向に終わる気配のない「ダラダラ型」など、非効率になりがちな会議。こちらでは、Googleの副社長で週70もの会議を切り盛りする「会議の達人」でもあるMarissa Mayerさん直伝の会議を効率化するコツをご紹介しましょう。
コツ1：アジェンダを設定する
事前に会議のアジェンダを設定し、出席者に議論してほしいポイントと各議題の配分時間を明らかにしておく。こうすることで、「その会議で何を達成すべきなのか？」を各人に考えさせ、その目標達成に向けて焦点を合わせさせることができる。
コツ2：議事録係を決める
会議の議事録をとる人を決める。Googleはプロジェクタを使ったプレゼンテーションをうまく活用していることで知られているが、会議の進行と同時に、議事録もプロジェクターで映すようにしている。会議の欠席者にも議事録が共有され、会議での決定事項はこれを使って確認することになっている。
コツ3：小規模の会議に時間を小分けする
5〜10分単位で時間を小分けし、プロジェクトやテーマ別の小規模な会議や打ち合わせに振り向ける。一日中、会議や部下からの報告・相談に拘束されがちな管理職や経営陣も、この方法を活用すると緊急なことが起きても融通が利きやすく、よりテーマを絞って各会議に臨める。
※ このような小さな部分に小分けできるテーマは、日本では職場の小問題の解決手段の決定くらいですか？
コツ4：「オフィスアワー」を設定する
米国の大学で一般的なオフィスアワー制度をオフィスでも応用し、スタッフとの面談や打ち合わせのためだけに使う時間を確保しておく。Mayerさんの例では16時〜17時半がオフィスアワーで、相談や提案があるスタッフは"早いもの勝ち"の予約制で打ち合わせできる仕組みになっている。
※ 日本では不定期に実施されているのでしょう。
コツ5：政治力は使わない、データを基本とする
アイデアそのものよりも個人的な好き嫌いで判断する上司は、スタッフのやる気を損なわせる。Googleでは科学における意思決定プロセスと同様、経営陣の個人的な好みや社内の政治的な思惑ではなく、事実や証拠に基づき意思決定することになっている。
※ これは日本が、日本人が一番不得手とするところかもしれません。
コツ6：時間を守る
Googleの会議は大きいタイマーをプロジェクターで映し出すことで知られているが、これは会議に集中させるために一定の効果がある。
時間にメリハリをつけること、公平性と公正性を担保する風土と仕組みを作ること、記録はきちんと残しておくことなどが、ポイントのようですね。
会議時間を効率的に短縮する4つのコツ
オフィスの会議はついダラダラと続きがち。議論そのものが活発になるのはいいですが、議案から逸れて、それぞれが勝手気ままに話し出すと、もはや収拾がつかず、ネバーエンディング...ということも少なくありませんね。こちらでは、会議を効率化し、時間を短縮するためのコツをご紹介します。
米Lifehackerの生みの親・Gina Trapaniは、米ビジネス誌「ハーバードビジネス」で、会議を効率化するための4つの方法について述べています。ちょっと極端なものもありますが、時には強硬策も効果あり!?かも。
1：ストップウォッチで残り時間を測る
会議時間をストップウォッチで測ることで、参加者に時間を意識させ、議題に集中するように促す。米誌「BusinessWeek」の記事によると、米Googleの会議では、大きいタイマーをプロジェクターで映し出すのが恒例だとか。おかげで、会議時間が延長することはあまりないそう。
※ 日本でも「早く終わらせろ」ということはあるが、強制力がついてこない
2：椅子をなくし、立ち会議にする
非効率な会議を避けるためには、全員が立ったままで会議するのも一法。長時間立っているのは大変なので、会議の効率性も上がり、会議時間も従来の半分程度で済むそう。一時期話題にもなった『椅子とパソコンをなくせば会社は伸びる! 』でも紹介されているように、大幅な業績アップを実現したキヤノン電子も「立ち会議」を実践している例。
※ ツール・ボックス・ミーティングのように本日の仕事内容の確認程度ならこれでいけそうです。
3：会議中の「内職」を禁止する
ラップトップPCやスマートフォンをチェックするなど、会議中に「内職」することを禁止し、会議に集中させるようにする。会議参加者の携帯電話を会議前に回収するという荒業も、ときには手。
※ 日本の会議で、内職をしている人は少ないのではないかとは思いますが。
4：30分以上の会議は設定しない
会議は30分以内で設定。議題を明確にして議論を進めるようにする。この方式をうまく活用している例としては米ウェブアプリ開発会社「37Signals」がある。
※ 我慢の限界は２時間程度と聞いています。３０分ならば集中は途切れないでしょう。 |
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